Recentemente escrevi um artigo trazendo alguns dados que mostram de como a rotina consome a maior parte do tempo dos gestores educacionais. Gastar tempo com a gestão do dia a dia implica em abdicar de foco e energia para questões estratégicas, que são as grandes impulsionadoras da instituição. Esse é um grande problema que precisa ser enfrentado pelos gestores, pois, tendo foco na rotina, passam o dia resolvendo problemas pequenos e de menor significância, não dando atenção a questões de maior relevância para a instituição.

Em virtude disso, apresento algumas ações que, se bem conduzidas, conseguirão fazer com que os gestores tenham uma gestão eficiente da rotina e, com isso, economizem tempo para canalizar energia para temas de maior importância para a instituição.

Tenha processos padronizados: Instituições que não tem seus processos padronizados exigem interferência contínua de seus gestores, na medida em que os processos rotineiros não seguem fluxos pré-determinados. Portanto, uma das ações para liberar o tempo dos gestores é ter processos padronizados nas instituições.

Delegue atividades: O gestor educacional, muitas vezes, tem dificuldade em delegar tarefas para sua equipe, tornando-se um ponto focal para todas as decisões tomadas. Isso dá a ele uma sensação de utilidade e importância, mas é um dos aspectos que mais consome o seu tempo, na medida em que tudo orbita em torno dele.

Seja objetivo: Um dos aspectos que o setor educacional precisa se espelhar nos outros segmentos, é a objetividade. Gasta-se muito tempo, nas instituições educacionais, em conversas e reuniões que não levam a nada, rodas de bate papo intermináveis, e-mails longos e desnecessários, e assim por diante. A objetividade é fundamental para uma gestão eficiente de rotina.

Faça reuniões produtivas: É fundamental a um gestor conduzir seu trabalho por meio de reuniões. É ali que muitas decisões são tomadas e que se dá o acompanhamento do trabalho. Porém, é fundamental que as reuniões sejam produtivas e objetivas. Ter pauta clara, definir as pendências da reunião e relatar uma ajuda memória básica é fundamental para que as decisões e os temas discutidos não se percam no tempo.

Estabeleça prioridades: Um gestor educacional tem muitas atribuições no dia a dia. É muito importante que ela estabeleça suas prioridades, dando atenção a aspectos que são mais estratégicos e urgentes. Sem estabelecer prioridades, o gestor pode dar atenção a aspectos irrelevantes, deixando outros fundamentais sem resolver.

Planeje o dia, a semana e o mês: Um dos aspectos que auxilia muito na gestão da rotina é o planejamento. Saber as principais ações que devem ser encaminhadas no dia, na semana e no mês, ajuda muito o gestor a ter um horizonte, o que o ajuda em seu gerenciamento de tempo.

Monitore o trabalho: É fundamental que o gestor monitore tudo que acontece na instituição. Sem monitoramento, trabalhos deixam de ser executados pela equipe e podem retornar para o gestor, em proporções muito maiores. É como um bumerangue que, ao ser lançado, retorna com força para seu lançador, exigindo dele habilidade para lidar com a situação.

Essas são apenas algumas pequenas dicas que sempre procurei praticar nas instituições onde exerci cargos de gestão. Posso garantir que se bem conduzidas, essas ações ajudam, e muito, a uma gestão eficiente do tempo e, por consequência, da rotina de trabalho.

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